Guías de remisión electrónicas
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Consejos y recomendaciones sobre la facturación electrónica en Perú
Preguntas frecuentes sobre guía de remisión electrónica
¿Qué es una guía de remisión electrónica?
Una guía de remisión electrónica (GRE) es un documento digital emitido por las empresas para respaldar el traslado de bienes dentro del territorio nacional. Este documento sirve para registrar información clave sobre el transporte de productos, como el origen, el destino, la descripción de la mercancía y los datos del transportista.
La GRE reemplaza la guía de remisión física, permitiendo un proceso más ágil, seguro y fácil de integrar con sistemas de facturación electrónica. Además, garantiza el cumplimiento de las normativas de la SUNAT, facilitando el control tributario y reduciendo el riesgo de sanciones.
¿Quiénes están obligados a emitir la guía de remisión electrónica?
Están obligados a emitir la guía de remisión electrónica (GRE) todas las empresas y personas naturales que realicen el traslado de bienes dentro del territorio nacional, ya sea como remitentes o transportistas. Esto incluye a:
- Contribuyentes que trasladan bienes propios hacia clientes, sucursales o depósitos.
- Empresas de transporte de carga que prestan servicios de traslado de mercadería.
- Exportadores e importadores, cuando los bienes se movilizan desde o hacia aduanas.
- Negocios de comercio electrónico, cuando envían productos a sus clientes finales.
La emisión de la GRE es obligatoria para cumplir con las normativas de la SUNAT y garantizar el respaldo legal del traslado de bienes, evitando sanciones por no contar con la documentación adecuada.
¿Qué información debe contener una guía de remisión electrónica?
La guía de remisión electrónica (GRE) debe incluir información clave para respaldar el traslado de bienes, asegurando su validez ante la SUNAT. Los datos que debe contener son:
- Datos del emisor: Razón social, RUC y dirección.
- Información del destinatario: Nombre, RUC y dirección de destino.
- Datos del transportista: Nombre, RUC, tipo de transporte (propio o contratado) y placa del vehículo.
- Detalle de los bienes: Descripción, cantidad, unidad de medida y valor referencial de los productos trasladados.
- Motivo del traslado: Venta, consignación, devolución, traslado interno, exportación, entre otros.
- Punto de partida y punto de llegada: Dirección de origen y destino de los bienes.
- Fecha y hora de inicio del traslado.
- Número de la guía de remisión y tipo de documento relacionado (factura, boleta, orden de despacho, etc.).
¿Cómo se emite una guía de remisión electrónica?
Se puede emitir a través del Sistema de Emisión Electrónica (SEE) de la SUNAT, mediante el portal web, o a través de un proveedor de servicios electrónicos.
¿Qué hacer en caso de errores en la guía de remisión electrónica?
Si detectas un error en una guía de remisión electrónica (GRE), es importante tomar las siguientes acciones:
Cancelar la guía de remisión:
Si el traslado aún no se ha iniciado, puedes anular la GRE y emitir una nueva con la información correcta.Emitir una nueva guía:
Una vez anulada, debes generar una nueva GRE con los datos corregidos para cumplir con las disposiciones de la SUNAT.Rectificación en caso de traslado en curso:
Si el error se detecta mientras el traslado está en curso, es recomendable registrar la incidencia y comunicarla a la SUNAT para evitar sanciones. Luego, emite una guía de remisión complementaria para corregir los datos.Consultar con un asesor contable o el sistema de emisión:
En caso de dudas, contacta a tu proveedor de facturación electrónica o a un especialista para asegurar que la corrección cumpla con las normas vigentes.
¿Cuánto tiempo se debe conservar una guía de remisión electrónica?
Según las disposiciones de la SUNAT, las guías de remisión electrónica (GRE) deben conservarse por un período mínimo de 5 años, contados desde el ejercicio fiscal en el que fueron emitidas.
Este plazo es necesario para fines de fiscalización, auditoría y verificación tributaria. Tanto remitentes como transportistas deben garantizar la disponibilidad de estas guías en formato digital durante dicho periodo para presentarlas en caso de requerimiento por parte de la SUNAT.
¿Qué sanciones existen por no emitir la guía de remisión electrónica?
No emitir la guía de remisión electrónica (GRE) o emitirla con información incorrecta puede generar diversas sanciones por parte de la SUNAT, según el Código Tributario. Entre las sanciones más comunes están:
Multas económicas:
- La multa puede llegar hasta el 50% del valor de los bienes trasladados sin documentación adecuada.
- En el caso de micro y pequeñas empresas (MYPE), las multas pueden ser reducidas aplicando beneficios de gradualidad.
Retención o incautación de la mercadería:
La SUNAT puede retener o incautar los bienes que se trasladen sin la documentación exigida.Clausura temporal del establecimiento:
En casos graves o reiterados, la empresa podría enfrentar la clausura de su local comercial por un período determinado.Pérdida de beneficios tributarios:
No cumplir con las normativas puede llevar a la suspensión de ciertos beneficios tributarios.
¿Qué hacer si el transportista cambia durante el traslado de los bienes?
Si el transportista cambia durante el traslado de los bienes, debes seguir estos pasos para cumplir con las normativas de la SUNAT:
Emitir una nueva guía de remisión electrónica (GRE):
Es necesario generar una nueva GRE con la información actualizada del nuevo transportista, incluyendo su RUC, nombre y datos del vehículo.Registrar el motivo del cambio:
Indica en la nueva GRE que el documento se emite por cambio de transportista, justificando el motivo del cambio para mayor claridad.Comunicar el cambio a las partes involucradas:
Asegúrate de que tanto el remitente, el destinatario y el nuevo transportista tengan conocimiento de la nueva guía para evitar inconvenientes durante el traslado.Conservar ambos documentos:
Guarda tanto la GRE inicial como la nueva para respaldo en caso de fiscalización.
¿Es obligatorio emitir la guía de remisión electrónica para traslados internos dentro de una misma empresa?
Sí, es obligatorio emitir la guía de remisión electrónica (GRE) para traslados internos dentro de una misma empresa cuando se trasladan bienes entre distintos establecimientos ubicados en diferentes direcciones.
Esto incluye:
- Traslado de productos o insumos entre almacenes o sucursales.
- Movilización de equipos o maquinaria para operaciones en otra sede.
- Transporte de bienes hacia centros de distribución.
Sin embargo, no es necesario emitir la GRE si el traslado se realiza dentro del mismo local o predio, siempre que no implique salir a la vía pública.
¿Puedo corregir una guía de remisión electrónica ya emitida?
No es posible corregir directamente una guía de remisión electrónica (GRE) ya emitida. Sin embargo, puedes seguir estos pasos según el tipo de error:
Si el traslado aún no ha iniciado:
Cancela la guía de remisión electrónica y emite una nueva con la información correcta.Si el traslado está en curso:
- No se puede anular la GRE. En este caso, debes emitir una guía de remisión complementaria para corregir o complementar la información errónea.
- Registra el motivo de la corrección en la nueva guía.
Si el traslado ya ha finalizado:
Conserva la GRE original y documenta la incidencia en tus registros internos. La SUNAT podría solicitar explicaciones en una fiscalización.
Para evitar errores, verifica siempre los datos antes de emitir la GRE. Si tienes dudas, consulta a un asesor contable o al proveedor de tu sistema de facturación electrónica.
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